Разработка IT-проектов – сложный многоступенчатый процесс, на каждом этапе которого требуются согласованность действий команды, возможность внесения корректировок в процессе работы, согласование правок. Для этого используются специальные сервисы управления бизнес-процессами. В этой статье будет рассмотрено MS Project, что это и как оно работает.
.jpg)
Что за программа MS Project
Microsoft Project – это ПО для управления проектами, которое используется для создания расписаний, планов, управления ресурсами и отслеживания времени.
Сервис предлагает для использования диаграммы Ганта, доски канбан, календари для Project Manager и другие инструменты.
Основные возможности MS Project
MS Project предлагает широкий спектр функций. Основные возможности программного обеспечения:
- Приоритизация задач. ПО использует списки, доски канбан, планы, диаграммы Ганта в качестве основных инструментов приоритизации и планировки. Пользователи ставят задачи, устанавливают их продолжительность, добавляют любые дополнительные сведения для отслеживания изменений другими пользователями, руководителями проектов.
- Общий командный календарь. Сервис дает пользователям возможность создавать собственные календари для одной или нескольких задач, которые могут видеть и использовать все участники.
- Управление ресурсами. Программа позволяет отслеживать рабочие ресурсы (часы, дни, недели, месяцы), материальные ресурсы (строительные материалы, компьютеры, пр.), ресурсы затрат (любые заранее запланированные ресурсы расходов, такие как билеты на самолет, лицензии на ПО) с помощью диаграмм.
- Отслеживание времени. Пользователь может установить периоды продолжительности выполнения задач при планировании их в списке и разделе Ганта. Это позволяет сравнивать предлагаемые сроки с фактическим временем выполнения.
Microsoft Project не хватает возможностей для хранения файлов, что является ключевым фактором для обмена соответствующими материалами, но вместе с тем ПО предлагает ряд дополнительных функций:
- Общий доступ к файлам. Есть возможность совместного использования файлов в МР с возможностью отправки их по электронной почте, через мессенджеры или внутри сервиса другому участнику команды.
- Мобильное приложение. Доступна мобильная версия для пользователей iOS и Android, чтобы оставаться на связи с командой, координировать работу на ходу.
- Двухфакторная аутентификация (2FA) и интеграция с единым входом (SSO). Сервис является частью экосистемы Office 365, что позволяет использовать возможности единого входа Azure.
- Разрешения учетной записи. Можно настроить защиту аккаунта, используя управление разрешениями к задачам, группам и проектам, чтобы предоставить доступ только нужным пользователям.
- Бюджетные отчеты. Функции бюджетирования используют настраиваемые «поля бюджетных затрат» в сводках. Эти бюджетные отчеты можно просматривать на панели управления, экспортировать в разных форматах.
Сервис позволяет создавать и отправлять настраиваемые расписания для каждого сотрудника, выстраивая нужный график работы команды в зависимости от требуемых сроков выполнения.
Преимущества использования Майкрософт Проджект
Преимущества Майкрософт Проджект:
- Интеграция. ПО с самым популярным в мире пакетом офисных продуктов Microsoft 365 Office. Майкрософт Проджект работает с Microsoft Teams, Skype, Power BI, Sharepoint, бесплатно интегрируется с Azure, другими платформами Microsoft.
- Надежность. Программа является пионером среди инструментов управления проектами. Выпущенная в 1984 г., она постоянно совершенствуется, дополняется различными расширениями, сервисами для повышения комфорта, скорости работы, возможностей для пользователей.
- Служба поддержки. Служба технической поддержки Майкрософт считается одной их лучших среди других технологичных компаний, что гарантирует качественное консультационное обслуживание клиентов, регулярные обновления ПО.
- Гибкость. Мс Project является достаточно гибкой для применения по косвенным направлениям, таким как финансовое управление. Надстройки, дополнительные сервисы позволяют полноценно использовать сервис как инструмент ведения финансового учета, планирования.
Недостатком Майкрософт Проджект можно назвать то, что она сохраняет файлы в проприетарном формате, поэтому открыть на ПК без установленного ПО их невозможно.
Базовые функции программы Microsoft Project
Сервис позволяет эффективно работать независимо от уровня подготовки пользователя, имеет ряд базовых функций, доступных сразу после установки на компьютер.
Создание проектов и постановка задач
Внутри сервиса можно создавать задачи, добавлять их исполнение отдельным сотрудникам или командам. Это дает возможность распределить обязанности между членами команды разработки, контролировать их выполнение в процессе реализации.
.jpg)
Разработка диаграммы проекта
Построение диаграммы Ганта упрощает управление задачами благодаря их визуализации.
Диаграмма состоит их списка обязанностей с временными шкалами, которые отображают оставшийся срок до выполнения.
Она может включать даты начала и закрытия задачи, прохождение контрольных точек внутри процесса разработки, привязку к исполнителям, наблюдателям.
Расчет критического пути
ПО помогает рассчитать критический путь, т. е. общее время выполнения всех работ с предельным запасом времени. Благодаря этому Project Manager может корректировать время выполнения отдельных задач так, чтобы они не влияли на конечный срок сдачи проекта.
Создание готовых шаблонов
Майкрософт Проджект дает возможность создавать готовые шаблоны или брать их из старых работ, адаптируя под новые требования. Благодаря этому сокращается время на распределение обязанностей.
Как внедрить MS Project для работы
Для начала программу нужно скачать с официального сайта Майкрософт, предварительно оформив подписку или зарегистрировав учетную запись.
Майкрософт Проджект – это инструментальная часть популярных методологий управления проектами:
- Agile;
- Scrum;
- Waterfall, др.
Поэтому внедрение ПО в процесс создания IT-продуктов не требует перестройки внутренних рабочих процессов, а только их адаптации к условиям работы внутри сервиса.
Интеграция с другими программами для командной работы
Microsoft Project – расширяемый продукт, который способен интегрироваться с другими приложениями, сервисами online. Она интегрируется с большинством продуктов Майкрософт, например, Microsoft 365 Office, Sharepoint, Excel, Power BI, сторонними приложениями: Skype, Zoom, др.
Как пользоваться MS Project новичку
Майкрософт Проджект проста в освоении, не требует специальных знаний и навыков для работы.
Создание проекта
Создать задачу можно самостоятельно, но лучше использовать готовые шаблоны. В меню, в разделе «Ресурс» нужно выбрать «Простой план», после чего в программе отобразится стандартный вариант с возможностью добавить задачи, время их исполнения, даты начала и окончания работы, другую информацию.
Управление структурой задач
Каждую работу можно структурировать и разбить на этапы. Для этого нужно создать главную страницу, добавить блок аналитики и каталог товаров, интегрировать модули оплаты.
Задачи тоже можно конкретизировать, добавив такую информацию:
- название задачи;
- способ управления;
- дату начала и завершения этапа;
- прогресс выполнения;
- приоритетность.
Длительность каждой задачи можно определить вручную или задать время выполнения автоматически.
Распределение ресурсов
После построения диаграммы Ганта можно назначить сотрудников, ответственных за выполнение работы. Для распределения ресурсов нужно открыть вкладку «Лист ресурсов», в котором можно выбрать сотрудника, указать должность, график, ставку за работу и другую информацию, нужную для контроля над выполнением задачи.
Завершение проекта
После того как поставленные задачи будут выполнены, в меню программы можно завершить текущую работу, после чего посмотреть статистику по ней. Можно узнать время, затраченное на прохождение каждого этапа разработки, распределение ресурсов, комментарии сотрудников и пр.
