ERP-система что это такое: описание простыми словами, готовые решения и популярные платформы

Для оптимизации работы отделов, расчета доходов, повышения эффективности деятельности в среднем и крупном бизнесе может использоваться ERP-система, что это такое, необходимо учитывать при модернизации процессов в фирмах. Программный продукт относится к сфере IT-решений, реализуется при участии технических специалистов, аналитиков, финансистов, менеджеров.

Содержание (развернуть)

Описание системы ERP простыми словами

Расшифровка аббревиатуры Enterprise Resource Planning с английского означает планирование ресурсов организации.

ЕРП простыми словами – это система программного обеспечения, помогающая в организации управления разными характеристиками бизнеса, в т.ч. в сферах:

финансирования;
производства;
набора кадров;
организации поставок, закупок;
обучения персонала;
разработки линейки товаров и т.д.

Сущность системы

Программа становится стратегией развития фирмы, в которой учитывается управление целевыми направлениями:

финансами;
рабочими кадрами;
активами;
сотрудничеством с партнерами;
коммуникациями с клиентами и т.д.

Для оптимизации подразделений разрабатывается подходящее программное обеспечение. С помощью ЕРП можно отрегулировать деятельность нескольких отделов, направлений или внедрить комплекс в компании системно.

Программа ERP – это комплекс мероприятий, включающий действия по:

формированию модели регулирования потоков данных в организации;
подключению адаптированного ПО;
оснащению IT-отдела;
обучению сотрудников;
разработке инструкций;
оформлению регламентов, расписаний и пр.

Функции ERP:

управление запасами;
контроль за сертификацией продукции;
регулировка деятельности производства;
подготовка производственных проектов, расписаний;
выполнение заказов, расширение целевой аудитории;
автоматизация деятельности отделов;
оптимизация расходов на изготовление товаров и т.д.

А также с помощью сервисов составляются:

бизнес-планы;
программы по выпуску продукции;
финансовые отчеты и прогнозы;
расчеты ресурсов;
списки материалов, сырья, комплектующих;
планы продаж, продвижения;
маркетинговые проекты, планы.

Структура

ERP-system объединены сходной структурой, состоящей из следующих элементов:

Платформы. Основа ПО, создается разработчиком, имеет многоступенчатую систему защиты. Изменения в код могут вносить только производители. В составе есть ядро, где устанавливаются настройки базовой функциональности (справочников, поисковых опций).
Инструментов управления данными. В список входят серверное хранилище информации, сервисы для обработки, интерпретации сведений, отправки кодов, шифров в другие подразделения ЕРП.
Модулей. Представлены независимыми программами, которые подключаются к платформе. Блоки формируются с применением данных по направлениям. Наличие модульного комплекса – основной признак ERP.

Разновидности систем управления ресурсами

Системы разделяются не следующие подгруппы:

по назначению – на общие и отраслевые;
по архитектуре – на единые и модульные;
по форме организации – на публичные, гибридные, приватные, а также браузерные, десктопные;
по типу лицензии – на ЕРП с открытым кодированием.

Предусмотрено несколько вариантов поставки заказчикам информационных систем ERP:

Коробка. ПО приобретают 1 раз и загружают на серверы предприятия.
Облако. Оформляется по подписке. Разработчик обеспечивает доступ к веб-ресурсам. Оплата проводится ежемесячно, поквартально.
On-premise. Программное обеспечение загружается на серверы организации, однако доступ к ресурсам и модулям обеспечивается по подписке.

Как работает ERP

Принцип работы системы основан на централизованном сборе данных. Важные сведения с помощью цифрового комплекса ЕРП загружают в защищенное общее хранилище.

ПО снижает возможность ошибок из-за технических сбоев, неточно загруженных цифр, текстов, кодов и т.д.

Применение базы помогает стандартизировать архивы организации, холдинга, выявить недочеты в работе и коммуникациях между подразделениями, сотрудниками фирмы и клиентами. Снижается вероятность дублирования сведений, их неточной трактовки. Информация предоставляется по запросу.

Пакетное ЕРП-решение объединяет приложения, интегрированные информационные модули, которые функционируют на основе общей базы. Каждый блок рассчитан на 1 область компании, однако возможен обмен сведениями по специальным каналам.

Внедрение системы часто начинается с синхронизации модулей для управления финансовыми потоками, работы бухгалтерии, отделов кадров, продаж, поставок сырья, закупок и т.д. Компании могут выбирать требуемые блоки и при необходимости увеличить масштаб веб-проекта.

Кому необходима данная система

ЕРП рекомендована для внедрения в организации среднего бизнеса, холдинги, корпорации, на производствах и т.д. Разработчики ПО создают продукты с учетом особенностей разных отраслей (нефтепереработки, строительства, машиностроения, госучреждений, сельского хозяйства, торговли и др.).

Перед установкой цифровой базы сотрудники отделов внедрения изучают специфику деятельности отделов и вносят дополнительные корректировки, изменяют настройки.

Доступно частичное использование ПО в следующих отделах компаний:

управления производственными процессами;
ценообразования;
бюджетирования, финансирования;
расчета зарплаты;
логистики;
ведения документооборота;
планирования и анализа;
маркетинговых проектов;
коммуникаций с клиентами (CRM) и др.

Типы развертывания системы управления

В системах ERP предусмотрены разные виды развертывания данных. Информация может храниться в частном либо виртуальном облаке, локально на предприятии (на серверах компании). Разработаны также комбинированные варианты сохранения данных, сочетающие удаленные онлайн-ресурсы и локальные носители.

Облачная

При облачном развертывании ERP-базы программное обеспечение размещается в облачном сервисе и поставляется в качестве услуги заказчикам через интернет. Клиенты получают доступы после оформления платной подписки.

Сотрудники разработчиков программного обеспечения занимаются обновлением, исправлением багов, контролем за безопасностью информации, оперативным запуском обновлений.

Облачные сервисы востребованы у заказчиков из-за:

бюджетной стоимости;
простой интеграции с другими приложениями, сайтами, площадками;
универсальности применения;
большой емкости;
адаптивности;
оперативного доступа;
производительности;
отсутствия необходимости в приобретении дополнительных носителей.

Локальная

Локальная ERP относится к традиционным моделям для развертывания веб-разработок. Компания самостоятельно сможет управлять процессами, настраивать программы, оптимизировать рабочие задачи.

Руководитель предприятия либо специалист отдела IT выбирает место для размещения архивов, баз данных в офисе, на производстве.

Преимущество локальной версии заключается в возможности корректировки веб-продукта под запросы компании. Однако потребуется самостоятельно организовать обслуживание, тестирование, проверку багов, внесение обновления в программы управления и пр.

В компаниях можно модернизировать локальные системы до облачных хранилищ. Для этого потребуется разработать поэтапную реализацию проекта.

Гибридная

Гибридная версия сочетает локальный и облачный подходы к сохранению данных предприятия. Разработчики предлагают модель развертывания на основе вертикального хранилища. Однако часть сведений хранится на процессорах компьютеров. Комплекс программного обеспечения 2-уровневый, исключает потерю данных.

Типовые модули систем ERP

Наиболее востребованы следующие блоки:

Финансов. Раздел базы предназначен для сбора, интеграции данных о финансировании проектов, бухучете. ПО помогает отслеживать наличие задолженностей, готовить бухгалтерские отчеты, оценивать риски.
Управления персоналом. Блок предназначен для контроля за деятельностью отделов кадров, сотрудниками, анализа их работы. С помощью раздела поддерживаются: учет трудового времени, расчет прибыли, постановки задач работникам.
Продаж. Раздел помогает отслеживать качество взаимодействия с заказчиками, покупателями. Сохраненные данные используются для рекламных кампаний, корректировки маркетинговых стратегий для расширения целевой аудитории. В блоке «Продаж» доступно отслеживание заказов, оформление счетов, направление поручений менеджерам.
Закупок и выбора поставщиков. Раздел необходим для организации поставок материалов, оформления услуг для выпуска изделий, товаров. Функциональность раздела обеспечивает автоматизирование процесса закупок. Результативность переговоров с компаниями-поставщиками повышается за счет оптимизации аналитических данных.
Производства. Блок относится к главным элементам комплекса ERP. Раздел используется для стратегического планирования, формирования производственных процессов. В информационном блоке архивируются сведения по оценке качества продукции, стандартам и пр.
Логистики. Раздел базы предназначен для формирования цепочек поставок, отслеживания перемещения партий товаров. В блоке доступны инструменты для контроля за операциями на складах, распределения материалов, разработки логистики.
Обслуживания. Раздел помогает предприятиям повышать качество услуг, персонализировать предложения для клиентов. В блок могут быть включены настройки сервисного обслуживания, регулирования потоков доходов, аналитики.

Где взять систему управления ресурсами

Способы получения профильного ПО:

Разработка авторского продукта самостоятельно. Сложную техническую задачу могут выполнить опытные программисты компании. Потребуются тестирование, настройки, проверка качества.
Покупка готовой платформы. При правильном подборе сервиса возможен заказ настройки ПО под особенности предприятия. После адаптации типовой ресурс будет работать на решение задач фирмы.
Заказ подготовки ЕРП продукта у профессиональных разработчиков. Вариант дорогостоящий, требующий согласований, необходимости указать в ТЗ параметры проекта.

Как интегрировать ERP-систему

Современные комплексы ERP обеспечивают реализацию комплекса бизнес-функций. Для работы необходимо объединение системы с приложениями, электронными коммерческими платформами, базами данных и т.д.

Интеграция ПО с дополнительными программами позволяет улучшить клиентский сервис, расширить список решаемых задач, оптимизировать сотрудничество между подразделениями, участниками команды, партнерскими проектами.

Современные разработки могут настраиваться, объединяться с дополнительным ПО с помощью адаптеров, коннекторов. Для интеграции используют ESB и iPaaS.

В платформах реализуется облачный подход, расширяющий варианты адаптации продуктов, помогающий оперативно синхронизировать данные, настройки, дополнительные опции.

Преимущества использования системы

К преимуществам ERP относят:

прозрачность бизнес-процессов;
снижение затрат на ИТ-решения;
повышение защиты информации;
рост продуктивности;
автоматизацию процессов управления;
улучшение качества клиентского сервиса;
планирование с учетом разных показателей;
персонализацию предложений и т.д.

Как выбрать систему ERP

Определение подходящего программного обеспечения выполняют с учетом:

Подходящего типа ПО. ЕРП может быть облачная либо стационарная, гибридная и т.д.
Сложности программирования. Для холдингов, предприятий с отдельным подразделением сотрудников IT можно выбирать сложные настраиваемые программные продукты.
Отраслевой принадлежности. Каждое ПО создается под сферы деятельности, специфику работы компании, параметры штата сотрудников.
Выделяемого бюджета. Продукция различается ценой в зависимости от уровня сложности, комплектации, нюансов сервисного обслуживания, опций.

Ошибки выбора системы управления и планирования

При определении ПО планирования возможны следующие ошибки:

непродуманная стратегия использования;
субъективный выбор продукта без учета специфики подразделений;
непрофессионально выполненная интеграция, приводящая к техническим сбоям в работе;
выбор продукта со сложным интерфейсом;
отсутствие обучения сотрудников и контроля за внедрением;
неточный выбор ПО под вид деятельности.

Отрицательные стороны внедрения ERP

Недостатки ERP:

повышенный уровень сложности ПО;
необходимость дополнительного обучения сотрудников;
большая стоимость программных продуктов;
продолжительное внедрение для оптимизации отделов фирмы;
необходимость дополнительной настройки.

Примеры ERP для разных отраслей

Примеры ЕРП для предприятий с учетом сфер деятельности:

Организациям отрасли ЖКХ требуется анализировать положение капитальных активов для оптимизации работы, замены оборудования и т.д. Специализированное ПО помогает прогнозировать приобретение запасных деталей, необходимость в ремонте.
Компаниям из сферы серийного, дискретного производства ЕРП необходима для повышения качества продукции, контроля за трудозатратами, управления активами. С помощью ПО доступен контроль над запасами, регулирование закупок.
Предприятиям из сферы услуг (отделам бухгалтерии, инженерных разработок, юридическим службам) требуется мобильная ERP-технология для оптимизации деятельности с учетом финансовых показателей, количества сотрудников и т.д.

Стоимость владения системой управления ресурсами предприятия

На цену продукта влияет уровень сложности, количество блоков, способ развертывания и т.д. Затраты на внедрение облачной программы небольшие, т.к. не потребуется покупка дорогого оборудования, наем ИТ-сотрудников.

Для стационарного и гибридного продукта повышаются затраты на использование. Потребуется учесть вложения в обслуживание техники, обеспечение конфиденциальности, обучение персонала.

Стоимость ПО для управления предприятием различается для форматов в бизнесе: